WELCOME to the « ECOPAR » Team – March 2018

ECOPAR = Comparative Ecology of Organisms, Communities and Ecosystems

 

 

ECOPAR is a team of 9 permanent people led by Catherine Roumet (httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef/ecopar/).

The team is part of the Functional Ecology department, which consists of 3 teams under the responsibility of Stephan Hättenschwiller (team Bioflux, in the same corridor as ECOPAR) (httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef).

The CEFE (Center of Functional and Evolutionary Ecology) was established in 1961 and is currently directed by Richard Joffre. Around 350 people work at CEFE (academic members, research fellows, students, post-doctoral researchers, associated researchers) in 16 different teams, each of them being a part of one of the four departments of CEFE (see organigram in appendix and at httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/. CEFE research focuses mostly on evolutionary biology and ecology, but also include biomathematics, chemistry, ethnobiology, geography and philosophy. By searching for some specific keywords, you can find corresponding researchers (httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/cefe/qui-fait-quoi).

This document provides general information on how the ECOPAR team and laboratory function. For further questions about administrative procedures, please ask your supervisor. A welcoming day is organized every year by the direction of CEFE. You will receive all the information about this by e-mail.

 

Foreign team members can find further information about the administrative procedures regarding your arrival in France on Campus France website: https://languedoc-roussillon-universites.fr/en/international-en/international-student-office/euraxess-services-centre

< Arriving at CEFE, you must, with the help of your supervisor:

• Make sure that you meet all the formal requirements of CNRS and your employer, especially those regarding your (legal) work conditions, such as a public liability insurance, intern convention, insurances in case of accidents, problems, etc. The Human Resource Department is available to you to discuss any professional or personal issues (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.), Florence Bruno (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) handles the contracts of CNRS permanent and temporary staff (CDD CNRS) and Jordane Cottet (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..f) deals with interns and Ph.D. students. For any personal issues during your visit at CEFE (e.g., related to health, social issues, harassment, etc.), please inform your supervisor and/or the Human Resource department (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.). All administrative services (secretaries, management, computer platforms, mail room) are on the first floor (corridor B).
• Get in touch with the people in your team, your future collaborators and especially platform managers if you have to conduct any experiments, chemical analyses, etc.
• On the first day of your contract, you need to fill out a form to obtain a CNRS account to access the Internet and intranet, and to make a CNRS access card (within 72 h) to enter the CNRS campus and use the restaurant.
• After your CEFE account is created, the IT team sends a message to all members of ECOPAR, and you can connect your computer to the CNRS network with the following details:
  • Identifier (ID): family name (lower case characters)
  • Password: NouvelEntrantMMAAAA (MM and AAAA referring to the month and the year of your arrival, respectively).
• At your first connexion, you must create a new password, which should include at least 12 characters, with at least one number and one higher case letter, and cannot include either your first or last name. Your CEFE password should be regularly modified.
• You can use the desk and computer that are allocated to you. The administrator rights of your computer belong to the IT team, which means that only they are permitted to install new software, etc. Only computers that belong to CEFE can access the printers, shared folders, etc. If you wish to access these services from your personal computer, it is possible to connect to the network with distant office (called TSE). To benefit from this service, follow the steps proposed on the CEFE intranet (‘fiches d’assistance’) and ask for it by creating a ‘ticket’ (see your supervisor and/or Catherine Roumet). Access to the CEFE intranet is also possible through VPN (see CEFE intranet).
• If your stay at CEFE for more than 3 months, you will receive a CNRS mail address: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. You will be then identified on the CNRS portal. You can check whether your mail address has been created on the CNRS Sesame site, looking for your identity: httpss://sesame.cnrs.fr. Once your account is activated and your password updated, you can access your e-mail: httpss://webmail.cnrs.fr/. Again, the first time you connect to the webmail, the password is NouvelEntrantMMAAAA, your identifier (ID) is your CNRS address: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
• Registration at the CNRS portal gives you access to many services: BibCNRS (including Web of Science), Agate (to record your holidays), Simbad (book tickets or accommodation for work-related traveling), booking meeting rooms (for video-conferences).
• If you stay at CEFE for less than 3 months, your institutional mail address will be added to the relevant mailing lists (CEFE Department, teams…) so you will get all relevant mails.
• Your CEFE ID gives you access to the following services through a system called Janus: httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/secretariat/reservation . It allows you to:
  • prepare your work travel and manage your purchases
  • book CEFE meeting rooms and cars
  • access different computer services including the ‘help’ service (httpss://www.glpi.cefe.cnrs.fr)
  • understand the different CEFE platforms (see below).  
• Most information you need is available on the CEFE intranet. At Ecopar, the person in charge of computers is Florian Fort. “In case of problems, first check if the solution is on the intranet, then get in touch with Florian”.

You have access to the campus and to the CNRS restaurant with the same badge. Most visitors have access to the CNRS restaurant with reduced prices. You can have your badge made at the ‘Delegation’ building (entrance of the campus, on the left hand), usually on the second or third day at CEFE: ground floor, on the right, in front of Bruno Renversez’s office (afternoons from 14h). Bring your supervisor along as you do not have access to the building yet.

Before you receive your badge, you can have lunch at the restaurant with a provisional certificate. You can receive this certificate from Michelle Gougis (entrance of the campus on the right hand: availability from 11h to 12h30) on showing her a copy of your contract. Without a badge, you will have to pay directly at the checkout in the restaurant.

< The available services on the CNRS campus route de Mende : :

• CNRS restaurant
• Medical services
• CAES (Comité d'Action et d'Entraide Sociales du CNRS : CNRS association for social action), represented regionally by the CLAS (Local group). This group organizes many events (cultural, sport.. at lunch time or in the evening). httpss://regionlr.caes.cnrs.fr/spip.php?rubrique2
• Local Unions meetings displayed on CEFE boards on the first floor.

< Technical platforms:

• Experimental Fields = ‘Terrains d'Expériences (TE)’ (leader Thierry Mathieu): httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/te
• Chemical Analysis in Ecology = ‘Analyses chimiques en écologie (PACE)’ : first floor, corridor A (leader Nicolas Barthès) : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/plate-forme-danalyse-chimique. To perform chemical analyses at PACE, it is compulsory to meet Nicolas Barthès to be informed about health and safety regulations. You also have to make reservations for the equipment you need via intranet : Plateforme/PACE/réserver un appareil. All assays have a price. See you supervisor.

• Genetical markers in Ecology = ‘Service des marqueurs génétiques en écologie (SMGE)’ (leader Marie-Pierre Dubois) : ground floor, corridor A: httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/marqueurs-genetiques
• Information Systems in Ecology = ‘Systèmes d'information en écologie, (SIE)’, databases and SIG (leader Marie-Claude Quidoz) : second floor, corridor A : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/sie
• Long-term Research Programmes : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/programmes-a-long-terme
• CEFE Library (leader Anne Gorgeon): ground floor, corridor C : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/bibliotheque

< LIBRARY: Available resources

• Access to electronic resources: Subscriptions from CEFE, portal BibCnrs (journals and databases Web of Science/Scopus), portal BIU Montpellier: see intranet library: https://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/plateformes/bibliotheque/ressources-electroniques
• Depending on the electronic resource needed, there are three ways to access: via the IP address (out of the Visitor network), through the Janus portal (if referenced within Réséda), with codes from the team (if not referenced within Réséda). See intranet library.
• To verify if a book is available at the CEFE library since 1786, please consult the catalog: https://catalogue.cefe.cnrs.fr. If the book is not available, it is possible to ask Anne to make an inter-library borrowing. For borrowing book chapters or articles non-available from the different electronic resources, there is free access to INIST with the service Refdoc (see Anne: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).
• Every book borrowed must imperatively be returned to the library before finishing your contract at CEFE. Every book not returned must be reimbursed by the person who borrowed it.

< Laboratory communication

CEFE-hebdo letter is sent on a weekly basis to all the laboratory members by e-mail. It contains information about the on-going scientific seminars (SEEM, evolution and ecology seminars of Montpellier)

 < The assignments

Going on a research assignment requires a mission order that needs to be requested in advance. This mission order is administratively and legally mandatory, especially for insurance purposes. It is compulsory to fill in a cost statement when coming back from an assignment, even when not asking for any reimbursements for assignment costs. All documents must be left in the management service baskets for the mail. All information concerning how to fill in the mission order, and any other document needed, can be found on httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/gestion/mission/ordre-de-mission

• It is strictly forbidden to go alone to the field.
• It is mandatory to have reliable means to call the emergency services (cell phone, satellite phone…) and to locate yourself (GPS, compass…). It is necessary to know emergency numbers, and recommended to bring a first-aid kit.

 < The eco-citizen reflex 

Remember to switch off the lights, electronic devices and heating when leaving the laboratory. Sort paper (big compartment of the bin). A collection point for cans, plastic bottles and old batteries is located at the 1st floor.

 

 

Main health and Safety Regulations

• For coming to, and staying at CEFE out of normal working hours (evenings, week-ends and public holidays) : a request needs to be filed by mail to Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. by your supervisor for validation and information of the security staff at the Campus entrance.
• It is forbidden to come and work on your own out of normal working hours

Emergency telephones : European : 112; Fire brigade : 18 – SAMU (i.e. urgent medical services)- ambulances: 15

Never hang up the phone without permission!

< ECOPAR functioning

• Team/department meetings (always announced by e-mail):
  • ECOPAR team meeting every 3 weeks
  • Regular Scientific discussions (SEKOS)
  • Functional Ecology department meetings every month. First, all new students/researchers are invited to introduce themselves. Then, a scientific talk is open. When the talk is over, permanent researchers have a restricted discussion
  • Scientific seminars SEEM (“Séminaires d’Ecologie et d’Evolution de Montpellier”) every Friday morning

• Office supplies: All supplies are stored in a cupboard in ECOPAR corridor (2^nd floor, A wing). The cabinet’s key is stored in ECOPAR’s safety box. All demands should be addressed to the person in charge of office supplies, currently Pierre Denelle.

• Printer/copy/scans: your supervisor will provide you the required password

• The ECOPAR team has a shared folder where you can store your files and create new directories. It’s called “Maison”. You can access it following this path: M:\Departements\EF\EqEcophysiologie_comparative_Organismes_communautés_ecosystèmes
• All ECOPAR publications released since 2004 (PUBLICATIONS ECOPAR) and a selection of 2 articles per permanent researcher (PUBLICATIONS ECOPHARES) are stored in the shared folder “Maison”: M:Labo(\\maison)(M:) Departements\EF\Ecophysiologie\PUBLICATIONS ECOPAR et PUBLICATIONS ECOPHARES
• Data management: from your first day, you will be advised to check ECOPAR recommendations for data management and metadata edition. A convenient way to organize files and folders is highly recommended, in agreement with your supervisor at the early start of your work in the lab. Wageningen University provides a reference document for data management, downloadable from here (right side of the webpage): http://www.wur.nl/en/Expertise-Services/Data-Management-Support-Hub/Browse-by-Subject/Data-Management-Planning-1.htm

<When you leave the CEFE, do not forget:

• To label and classify your samples in a clear way, so that the next person working on them can read them and use them easily.
• To archive your data files on the computer following the ECOPAR format with a meta-data file associated to the data files (see below). Plan a meeting with your supervisor/referee a few days before you leave to go over your files.
• To turn in your keys, the books you borrowed at the library, your laboratory book (a copy can be taken with you) and to take your personal belongings with you.
• For those that used chemical products: to fill in and drop off the form “exposure to chemical risks” (and to keep a copy).

 

WELCOME to the « ECOPAR » Team – March 2018

ECOPAR = Comparative Ecology of Organisms, Communities and Ecosystems

 

ECOPAR is a team of 9 permanent people led by Catherine Roumet (httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef/ecopar/).

The team is part of the Functional Ecology department, which consists of 3 teams under the responsibility of Stephan Hättenschwiller (team Bioflux, in the same corridor as ECOPAR) (httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef).

The CEFE (Center of Functional and Evolutionary Ecology) was established in 1961 and is currently directed by Richard Joffre. Around 350 people work at CEFE (academic members, research fellows, students, post-doctoral researchers, associated researchers) in 16 different teams, each of them being a part of one of the four departments of CEFE (see organigram in appendix and at httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/. CEFE research focuses mostly on evolutionary biology and ecology, but also include biomathematics, chemistry, ethnobiology, geography and philosophy. By searching for some specific keywords, you can find corresponding researchers (httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/cefe/qui-fait-quoi).

This document provides general information on how the ECOPAR team and laboratory function. For further questions about administrative procedures, please ask your supervisor. A welcoming day is organized every year by the direction of CEFE. You will receive all the information about this by e-mail.

Foreign team members can find further information about the administrative procedures regarding your arrival in France on Campus France website: https://languedoc-roussillon-universites.fr/en/international-en/international-student-office/euraxess-services-centre

< Arriving at CEFE, you must, with the help of your supervisor:

•         Make sure that you meet all the formal requirements of CNRS and your employer, especially those regarding your (legal) work conditions, such as a public liability insurance, intern convention, insurances in case of accidents, problems, etc. The Human Resource Department is available to you to discuss any professional or personal issues (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.), Florence Bruno (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) handles the contracts of CNRS permanent and temporary staff (CDD CNRS) and Jordane Cottet (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..f) deals with interns and Ph.D. students. For any personal issues during your visit at CEFE (e.g., related to health, social issues, harassment, etc.), please inform your supervisor and/or the Human Resource department (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.). All administrative services (secretaries, management, computer platforms, mail room) are on the first floor (corridor B).

·         Get in touch with the people in your team, your future collaborators and especially platform managers if you have to conduct any experiments, chemical analyses, etc.

·         On the first day of your contract, you need to fill out a form to obtain a CNRS account to access the Internet and intranet, and to make a CNRS access card (within 72 h) to enter the CNRS campus and use the restaurant.

·         After your CEFE account is created, the IT team sends a message to all members of ECOPAR, and you can connect your computer to the CNRS network with the following details:

o   Identifier (ID): family name (lower case characters)

o   Password: NouvelEntrantMMAAAA (MM and AAAA referring to the month and the year of your arrival, respectively).

•         At your first connexion, you must create a new password, which should include at least 12 characters, with at least one number and one higher case letter, and cannot include either your first or last name. Your CEFE password should be regularly modified.

•         You can use the desk and computer that are allocated to you. The administrator rights of your computer belong to the IT team, which means that only they are permitted to install new software, etc. Only computers that belong to CEFE can access the printers, shared folders, etc. If you wish to access these services from your personal computer, it is possible to connect to the network with distant office (called TSE). To benefit from this service, follow the steps proposed on the CEFE intranet (‘fiches d’assistance’) and ask for it by creating a ‘ticket’ (see your supervisor and/or Catherine Roumet). Access to the CEFE intranet is also possible through VPN (see CEFE intranet).

•         If your stay at CEFE for more than 3 months, you will receive a CNRS mail address: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. You will be then identified on the CNRS portal. You can check whether your mail address has been created on the CNRS Sesame site, looking for your identity: httpss://sesame.cnrs.fr. Once your account is activated and your password updated, you can access your e-mail: httpss://webmail.cnrs.fr/. Again, the first time you connect to the webmail, the password is NouvelEntrantMMAAAA, your identifier (ID) is your CNRS address: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

•         Registration at the CNRS portal gives you access to many services: BibCNRS (including Web of Science), Agate (to record your holidays), Simbad (book tickets or accommodation for work-related traveling), booking meeting rooms (for video-conferences).

•         If you stay at CEFE for less than 3 months, your institutional mail address will be added to the relevant mailing lists (CEFE Department, teams…) so you will get all relevant mails.

•         Your CEFE ID gives you access to the following services through a system called Janus: httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/secretariat/reservation . It allows you to:

o   prepare your work travel and manage your purchases

o   book CEFE meeting rooms and cars

o   access different computer services including the ‘help’ service (httpss://www.glpi.cefe.cnrs.fr)

o   understand the different CEFE platforms (see below).  

•         Most information you need is available on the CEFE intranet. At Ecopar, the person in charge of computers is Florian Fort. “In case of problems, first check if the solution is on the intranet, then get in touch with Florian”.

You have access to the campus and to the CNRS restaurant with the same badge. Most visitors have access to the CNRS restaurant with reduced prices. You can have your badge made at the ‘Delegation’ building (entrance of the campus, on the left hand), usually on the second or third day at CEFE: ground floor, on the right, in front of Bruno Renversez’s office (afternoons from 14h). Bring your supervisor along as you do not have access to the building yet.

Before you receive your badge, you can have lunch at the restaurant with a provisional certificate. You can receive this certificate from Michelle Gougis (entrance of the campus on the right hand: availability from 11h to 12h30) on showing her a copy of your contract. Without a badge, you will have to pay directly at the checkout in the restaurant.

< The available services on the CNRS campus route de Mende : :

•      CNRS restaurant

•      Medical services 

•      CAES (Comité d'Action et d'Entraide Sociales du CNRS : CNRS association for social action), represented regionally by the CLAS (Local group). This group organizes many events (cultural, sport.. at lunch time or in the evening). httpss://regionlr.caes.cnrs.fr/spip.php?rubrique2

•      Local Unions meetings displayed on CEFE boards on the first floor.

< Technical platforms:

·         Experimental Fields = ‘Terrains d'Expériences (TE)’ (leader Thierry Mathieu): httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/te

·         Chemical Analysis in Ecology = ‘Analyses chimiques en écologie (PACE)’ : first floor, corridor A (leader Nicolas Barthès) : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/plate-forme-danalyse-chimique. To perform chemical analyses at PACE, it is compulsory to meet Nicolas Barthès to be informed about health and safety regulations. You also have to make reservations for the equipment you need via intranet : Plateforme/PACE/réserver un appareil. All assays have a price. See you supervisor.

• Genetical markers in Ecology = ‘Service des marqueurs génétiques en écologie (SMGE)’ (leader Marie-Pierre Dubois) : ground floor, corridor A: httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/marqueurs-genetiques
• Information Systems in Ecology = ‘Systèmes d'information en écologie, (SIE)’, databases and SIG (leader Marie-Claude Quidoz) : second floor, corridor A : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/sie
• Long-term Research Programmes : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/programmes-a-long-terme
• CEFE Library (leader Anne Gorgeon): ground floor, corridor C : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/bibliotheque

< LIBRARY: Available resources

·         Access to electronic resources: Subscriptions from CEFE, portal BibCnrs (journals and databases Web of Science/Scopus), portal BIU Montpellier: see intranet library: https://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/plateformes/bibliotheque/ressources-electroniques

·         Depending on the electronic resource needed, there are three ways to access: via the IP address (out of the Visitor network), through the Janus portal (if referenced within Réséda), with codes from the team (if not referenced within Réséda). See intranet library.

·         To verify if a book is available at the CEFE library since 1786, please consult the catalog: https://catalogue.cefe.cnrs.fr. If the book is not available, it is possible to ask Anne to make an inter-library borrowing. For borrowing book chapters or articles non-available from the different electronic resources, there is free access to INIST with the service Refdoc (see Anne: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

·         Every book borrowed must imperatively be returned to the library before finishing your contract at CEFE. Every book not returned must be reimbursed by the person who borrowed it.

< Laboratory communication

CEFE-hebdo letter is sent on a weekly basis to all the laboratory members by e-mail. It contains information about the on-going scientific seminars (SEEM, evolution and ecology seminars of Montpellier)

< The assignments

Going on a research assignment requires a mission order that needs to be requested in advance. This mission order is administratively and legally mandatory, especially for insurance purposes. It is compulsory to fill in a cost statement when coming back from an assignment, even when not asking for any reimbursements for assignment costs. All documents must be left in the management service baskets for the mail. All information concerning how to fill in the mission order, and any other document needed, can be found on httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/gestion/mission/ordre-de-mission

•         It is strictly forbidden to go alone to the field.

•         It is mandatory to have reliable means to call the emergency services (cell phone, satellite phone…) and to locate yourself (GPS, compass…). It is necessary to know emergency numbers, and recommended to bring a first-aid kit.

< The eco-citizen reflex 

Remember to switch off the lights, electronic devices and heating when leaving the laboratory. Sort paper (big compartment of the bin). A collection point for cans, plastic bottles and old batteries is located at the 1st floor.

 

Main health and Safety Regulations

•         For coming to, and staying at CEFE out of normal working hours (evenings, week-ends and public holidays) :  a request needs to be filed by mail to Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. by your supervisor for validation and information of the security staff at the Campus entrance.

•         It is forbidden to come and work on your own out of normal working hours

Emergency telephones :  European : 112;  Fire brigade : 18 – SAMU (i.e. urgent medical services)- ambulances: 15

Never hang up the phone without permission!

< ECOPAR functioning

·         Team/department meetings (always announced by e-mail):

o   ECOPAR team meeting every 3 weeks

o   Regular Scientific discussions (SEKOS)

o   Functional Ecology department meetings every month. First, all new students/researchers are invited to introduce themselves. Then, a scientific talk is open. When the talk is over, permanent researchers have a restricted discussion

o   Scientific seminars SEEM (“Séminaires d’Ecologie et d’Evolution de Montpellier”) every Friday morning

·         Office supplies: All supplies are stored in a cupboard in ECOPAR corridor (2^nd floor, A wing). The cabinet’s key is stored in ECOPAR’s safety box. All demands should be addressed to the person in charge of office supplies, currently Pierre Denelle.

·         Printer/copy/scans: your supervisor will provide you the required password

·         The ECOPAR team has a shared folder where you can store your files and create new directories. It’s called “Maison”. You can access it following this path: M:\Departements\EF\EqEcophysiologie_comparative_Organismes_communautés_ecosystèmes

·         All ECOPAR publications released since 2004 (PUBLICATIONS ECOPAR) and a selection of 2 articles per permanent researcher (PUBLICATIONS ECOPHARES) are stored in the shared folder “Maison”: M:Labo(\\maison)(M:) Departements\EF\Ecophysiologie\PUBLICATIONS ECOPAR et PUBLICATIONS ECOPHARES

·         Data management: from your first day, you will be advised to check ECOPAR recommendations for data management and metadata edition. A convenient way to organize files and folders is highly recommended, in agreement with your supervisor at the early start of your work in the lab. Wageningen University provides a reference document for data management, downloadable from here (right side of the webpage): http://www.wur.nl/en/Expertise-Services/Data-Management-Support-Hub/Browse-by-Subject/Data-Management-Planning-1.htm

<When you leave the CEFE, do not forget:

•         To label and classify your samples in a clear way, so that the next person working on them can read them and use them easily.

•         To archive your data files on the computer following the ECOPAR format with a meta-data file associated to the data files (see below). Plan a meeting with your supervisor/referee a few days before you leave to go over your files.

•         To turn in your keys, the books you borrowed at the library, your laboratory book (a copy can be taken with you) and to take your personal belongings with you.

•         For those that used chemical products: to fill in and drop off the form “exposure to chemical risks” (and to keep a copy).

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Bienvenue dans l’équipe ‘Ecopar’

ECOPAR = Ecologie Comparative des Organismes, des Communautés et des Ecosystèmes

 

ECOPAR est une équipe de 9 permanents (chercheurs/enseignant-chercheurs/techniciens)  animée par Catherine Roumet (http://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef/ecopar/).

L’équipe fait partie du département Ecologie fonctionnelle, qui regroupe 3 équipes sous la responsabilité de Stephan Hättenschwiller (équipe Bioflux, même couloir qu’ECOPAR) (http://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef).

Le CEFE (Centre d’Ecologie Fonctionnelle et Evolutive) créé en 1961 est actuellement dirigé par Richard Joffre. Il est constitué d’environ 300 personnes (universitaires, membres d’organismes de recherche, étudiants, post-doctorants, chercheurs associés) regroupées en 16 équipes, elles-mêmes organisées en quatre départements (voir organigramme en annexe) http://www.cefe.cnrs.fr/fr/. Les travaux qui y sont menés relèvent de la biologie évolutive et de l’écologie, mais aussi des biomathématiques, de la chimie, de l’ethnobiologie, de la géographie et de la philosophie. Vous pouvez rechercher des personnes-ressource à partir de mots-clés (http://www.cefe.cnrs.fr/fr/cefe/qui-fait-quoi)

Ce document vous donne quelques informations générales pour mieux vous intégrer à notre équipe. Pour les procédures d’accueil et toutes précisions, il est indispensable de consulter votre référent (=encadrant/chercheur accueillant). Une journée d’accueil des nouveaux arrivants est organisée chaque année par la direction. Vous en serez informé (e).

Si vous êtes étranger, les procédures d’accueil en France sont consultables sur le site de Campus France : http://www.campusfrance.org/fr/

 

< En arrivant au CEFE, vous devez avec votre référent :

• Vous assurer que vous avez rempli toutes les formalités auprès du CNRS et de votre employeur et que vous avez les garanties nécessaires à votre activité dans le laboratoire, en particulier en cas d’accident ou d’incident (assurance responsabilité civile, convention de stage, etc.). Florence Bruno () s’occupe des CDD CNRS et Jordane Cottet () s’occupe des vacataires, stagiaires et doctorants.
• Faire connaissance avec votre environnement, en particulier avec votre équipe d’accueil et avec les responsables des plateformes si vous allez être amené à faire des expériences, analyses chimiques…
• Demander un compte CEFE au service informatique. Ce compte vous permet de vous connecter à votre session sur les ordinateurs du CEFE et de vous authentifier sur l’intranet. Pour l’obtenir, vous devez remettre une charte informatique signée au service informatique dans le couloir de l’administration. Pensez également à remplir la charte informatique pour le wifi visiteur afin de pouvoir accéder à internet depuis votre ordinateur portable personnel au sein de l’établissement. Lorsque votre compte est créé, le service informatique en informe toute l’équipe et vous pourrez utiliser les identifiants suivant pour vous connecter à votre session :
  • Identifiant : Nom de famille en minuscules
  • Mot de passe : NouvelEntrantMMAAAA où MM et AAAA sont le mois et l’année de votre arrivée. Lors de votre première connexion, un nouveau mot de passe vous sera demandé, contenant au moins 12 caractères avec au moins un chiffre et une majuscule, qui ne comprenne ni votre nom ni votre prénom. Le mot de passe du compte CEFE change tous les 2 mois.
• Prendre connaissance du bureau et de l’ordinateur qui vous ont été attribués. Vous ne serez pas administrateur de votre ordinateur, ce qui implique une intervention du responsable informatique de l’équipe pour l’installation de logiciels etc… Seuls les ordinateurs du CEFE peuvent accéder aux services du réseau (imprimantes, répertoires d’échanges, etc…). Si vous souhaitez accéder à ces services depuis votre ordinateur personnel, il existe un système de connexion à bureau distant appelé TSE. Pour y accéder, veuillez suivre la démarche décrite sur l’intranet, section «fiches d’assistance » et demander la création d’un compte TSE par ticket par Catherine Roumet. Un accès depuis l’extérieur du campus est également possible grâce au VPN (cf intranet).
• Si vous êtes doctorant ou post-doctorant, vous avez le droit à une adresse mail CNRS. Cette adresse sera de la forme . Vous serez alors référencé dans le portail du CNRS. Quelques jours/semaines sont nécessaires à sa création. Vous pouvez vérifier si votre compte a été créé sur le site sésame du CNRS, en recherchant votre identité : https://sesame.cnrs.fr. Une fois votre compte activé et votre mot de passe mis à jour vous pourrez vous connecter à votre mail à l’adresse https://webmail.cnrs.fr/ (mot de passe de première connexion : NouvelEntrantMMAAAA). Votre identifiant correspond à votre adresse CNRS : . L’inscription dans le portail CNRS vous permet également d’accéder à de nombreux services dont l’accès à BibCNRS (ressources bibliographiques, Agate (congés), Simbad (réservation hôtel, train, avion) ou encore la réservation de salle à la Délégation Régionale. Ces services passent par un système d’authentification nommé Janus. Si vous n’êtes pas doctorant ou post-doctorant, votre adresse mail institutionnelle sera ajoutée dans les mail-listes vous concernant (Département, équipe, etc…).
  
  
• Le responsable actuel de l’équipement informatique à Ecopar est Jules Segrestin. « En cas de problème, vérifiez d’abord si la solution n’est pas sur l’intranet, puis n’hésitez pas à venir voir Jules. Nous ferons un ticket si besoin ! ».
• La plupart des informations dont vous aurez besoin se trouve sur l’intranet du CEFE (https://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/secretariat/reservations). Vos identifiants CEFE vous permettent d’y accéder et de bénéficier de plusieurs services :
  • Le service de gestion pour préparer ses missions et pour gérer vos achats
  • La réservation de salle ou de véhicules du CEFE
  • Différents services informatiques dont les demandes d’interventions grâce au système de tickets (https://www.glpi.cefe.cnrs.fr)
  • Un descriptif des différentes plateformes du CEFE.  
    
    
• Accès au restaurant du site : dans la majorité des cas, vous avez accès au restaurant du CNRS avec des tarifs subventionnés. Pour cela, il vous faut déposer une demande de création de carte au service de la restauration du CNRS, situé à l’entrée du campus, juste avant le PC sécurité (ouvert de 11h à 12h). Il faudra vous munir d’une carte d’identité, de la photocopie de votre contrat, et un certificat de la RH du CEFE.

< Les services sur le campus CNRS de la route de Mende, vous pouvez avoir accès aux :

• Restaurant administratif
• Service de médecine préventive
• CAES (Comité d'Action et d'Entraide Sociales du CNRS), instance nationale du CNRS qui est représentée au plan régional par le CLAS (Comité Local). Ce dernier organise de nombreuses activités artistiques et sportives chaque semaine sur le temps du déjeuner ou le soir. http://regionlr.caes.cnrs.fr/spip.php?rubrique2
• Locaux syndicaux (permanences affichées sur panneaux du CEFE : rotonde 1er étage)

< Les plateformestechniques accompagnent les recherches menées au CEFE :

• Terrains d'Expériences (TE) (responsable Thierry Mathieu): http://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/te
• Analyses chimiques en écologie (PACE) étage 1 aile A (responsable Nicolas Barthès) : http://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/plate-forme-danalyse-chimique:Pour réaliser des analyses à la PACE, un rendez-vous avec Nicolas Barthès pour vous informer des règles de sécurité est obligatoire, Vous devez également réserver les appareils dont vous avez besoin via l’intranet : Plateforme/PACE/réserver un appareil

• Service des marqueurs génétiques en écologie (SMGE) (responsable Marie-Pierre Dubois RDC aile A) : http://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/marqueurs-genetiques
• Systèmes d'information en écologie, (SIE) base de données et SIG (responsable Marie-Claude Quidoz, étage 2 aile A) : http://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/sie
• Programmes à long terme : http://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/programmes-a-long-terme
• Bibliothèque du CEFE (responsable Anne Gorgeon, RDC Aile C) : http://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/bibliotheque

< La bibliothèque : ressources disponibles

• Accès aux ressources électroniques : abonnements du CEFE, portail BibCnrs (revues et bases de données Web of Science / Scopus), portail BIU Montpellier : voir intranet bibliothèque (https://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/plateformes/bibliotheque/ressources-electroniques)
• Selon les ressources électroniques, 3 modes d’accès : via les numéros IP (hors réseau Visiteur), via le portail Janus (si référencé dans Réséda), via les codes de l’unité (si non référencé dans Réséda). Voir intranet bibliothèque.
• Pour vérifier si la bibliothèque CEFE possède un livre récent depuis 1995, consulter : http://catalogue.cefe.cnrs.fr. Pour les ouvrages plus anciens (en cours de référencement sur le catalogue), contacter Anne Gorgeon. Si le livre n’est pas disponible au CEFE, il est possible de demander à Anne d’effectuer un « prêt entre bibliothèques ». Pour des commandes de chapitres d’ouvrages ou d’articles non disponibles à partir des différentes ressources électroniques, accès gratuit à l’INIST avec le service Refdoc (voir Anne : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)..
• Tout ouvrage emprunté doit être impérativement rendu à la bibliothèque avant la fin du séjour au CEFE. Tout ouvrage non rendu et perdu devra être remboursé par l’emprunteur.
  
  

< Communication du laboratoire

La lettre CEFE-hebdo est diffusée toutes les semaines à l’ensemble des personnels par courrier électronique. Avec notamment l’information sur les séminaires scientifiques : SEEM (séminaires d’Ecologie et d’Evolution de Montpellier)

< Les missions

Le départ en mission nécessite un ordre de mission qui doit être demandé à l’avance. Il est obligatoire sur le plan administratif et juridique notamment pour des questions d’assurance. . Au retour de mission il est indispensable de remplir un état de frais, même si l’on ne demande pas de remboursement de ses frais de missions. Tous les documents doivent être déposés dans les bannettes du service gestion. Toutes les informations concernant la réalisation d’un ordre de mission, et tous les documents à remplir sont disponibles sur https://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/gestion/mission/ordre-de-mission

• Il est formellement interdit d'aller seul sur le terrain.
• Il est nécessaire de disposer d’un moyen d’alerte fiable des secours (téléphone portable, téléphone satellitaire…) et de repérage (GPS, boussole…). Il est indispensable de connaître les numéros d’urgence. Il est recommandé d’avoir une trousse de secours.
  
  
  

<Reflexe éco-citoyen 

Pensez à éteindre lumières, matériels informatiques, chauffage, lorsque vous quittez le laboratoire. Triez le papier (grand compartiment des poubelles). Un point de collecte des cannettes, bouteilles en plastique et piles usagées est au 1^er étage de la rotonde.

 

Règles principales de sécurité

• Entrées/présences sur le campus hors horaires ouvrables, soir, week-ends et jours fériés. Si les référents des étudiants/stagiaires souhaitent qu’ils viennent hors horaires ouvrables au laboratoire, une demande doit être faite par email à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. par le responsable, pour validation par la direction et transmission à l’accueil.
• Il est interdit de venir travailler seul hors horaires ouvrables

Numéro d'appel d'urgence européen : 112 - Sapeurs-pompiers : 18 - SAMU : 15

Ne jamais raccrocher sans autorisation !

<Fonctionnement à ECOPAR

• Réunions équipe/Département et séminaires annoncées à l’avance par mail à tous : 

-          Une réunion de tous les membres ECOPAR environ toutes les 3 semaines.

-          Des réunions de discussions scientifiques (SEKOS) sont proposées régulièrement.

-          Une réunion de tous les membres du département tous les mois (avec demande aux nouveaux de se présenter brièvement avant un exposé scientifique ouvert à tous, suivi d’une discussion entre permanents).

-          Des séminaires ouverts à tout le CEFE (SEEM- affichés au CEFE) toutes les semaines

• Fournitures papeterie : disponibles dans une armoire du couloir 2ème étage aile A. La clé est dans le coffre-fort ECOPAR. Les demandes sont centralisées par un responsable (actuellement Pierre Denelle).
• Imprimante/Photocopie/Scan : un mot de passe vous sera communiqué par votre référent
• Il existe un espace partagé réservé à l’équipe, ou l’on peut archiver des données et créer des répertoires d’échange. Celui se nomme Maison, et est accessible via le chemin ci-dessous:M:\Departements\EF\EqEcophysiologie_comparative_Organismes_communautés_ecosystèmes
• Toutes les publications d’ECOPAR parues depuis 2004 (PUBLICATIONS ECOPAR) et une sélection de 2 publications par chercheur permanent (PUBLICATIONS-ECOPHARES) sont sur l’espace partagé maison :

       (M:Labo(\\maison)(M:) Departements\EF\Ecophysiologie\PUBLICATIONS ECOPAR et PUBLICATIONS ECOPHARES)

• Gestion des données : dès le début de votre séjour, il sera indispensable de prendre connaissance des règles que se sont fixées l’équipe ECOPAR sur la manière de gérer les données et les métadonnées, de la saisie à l’archivage. Il est essentiel de penser à l’organisation de ses fichiers et dossiers, et de vous mettre d’accord avec votre référent scientifique, dès le début de votre séjour. En attendant celui d’ECOPAR, le site de l’université de Wageningen propose un document pour construire un plan de gestion des données : vous pouvez le télécharger ici (à droite sur la page Download it here):

http://www.wur.nl/en/Expertise-Services/Data-Management-Support-Hub/Browse-by-Subject/Data-Management-Planning-1.htm

<En quittant le CEFE, ne pas oublier :

• L’étiquetage et le classement des échantillons de manière lisible et exploitable.
• L’archivage des données informatiques sous le format décidé par l’équipe ECOPAR avec des fichiers de métadonnées associés aux fichiers de données (cf. ci-dessous). Une réunion avec le référent quelques jours avant le départ est nécessaire pour faire le point avec lui.
• La restitution des clés, des livres empruntés, et du cahier de laboratoire (une copie peut être emportée) ainsi que la récupération de vos affaires personnelles.
• Pour ceux qui ont utilisé des produits chimiques de remplir et de déposer la fiche     d’exposition aux risques chimiques (en garder une copie).

Bienvenue dans l’équipe ‘Ecopar’ – Mars 2018

 

ECOPAR = Ecologie Comparative des Organismes, des Communautés et des Ecosystèmes

ECOPAR est une équipe de 9 permanents ((chercheurs/enseignant-chercheurs/techniciens)  animée par Catherine Roumet (https://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef/ecopar/).

L’équipe fait partie du département Ecologie fonctionnelle, qui regroupe 3 équipes sous la responsabilité de Stephan Hättenschwiller (équipe Bioflux, même couloir qu’ECOPAR) (https://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef).

Le CEFE (Centre d’Ecologie Fonctionnelle et Evolutive) créé en 1961 est actuellement dirigé par Richard Joffre. Il est constitué d’environ 350 personnes (universitaires, membres d’organismes de recherche, étudiants, post-doctorants, chercheurs associés) regroupées en 16 équipes, elles-mêmes organisées en quatre départements (voir organigramme en annexe) https://www.cefe.cnrs.fr/fr/. Les travaux qui y sont menés relèvent de la biologie évolutive et de l’écologie, mais aussi des biomathématiques, de la chimie, de l’ethnobiologie, de la géographie et de la philosophie. Vous pouvez rechercher des personnes-ressource à partir de mots-clés (https://www.cefe.cnrs.fr/fr/cefe/qui-fait-quoi)

Ce document vous donne quelques informations générales pour mieux vous intégrer à notre équipe. Pour les procédures d’accueil et toutes précisions, il est indispensable de consulter votre référent (=encadrant/chercheur accueillant). Une journée d’accueil des nouveaux arrivants est organisée chaque année par la direction. Vous en serez informé (e).

 

Si vous êtes étranger, les procédures d’accueil en France sont consultables sur le site de Campus France : https://www.campusfrance.org/fr/

 

 

 

< En arrivant au CEFE, vous devez avec votre référent :

Vous assurer que vous avez rempli toutes les formalités auprès du CNRS et de votre employeur et que vous avez les garanties nécessaires à votre activité dans le laboratoire, en particulier en cas d’accident ou d’incident (assurance responsabilité civile, convention de stage, etc.). Florence Bruno (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)s’occupe des permanents, des CDD et des vacataires et Jordane Cottet (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..f) s’occupe des stagiaires. Pour tout problème d’ordre personnel lors de votre séjour au CEFE, n’hésitez pas à en parler à votre référent et/ou à votre responsable ressources humaines. Tous les services administratifs avec le secrétariat, les RH, l’informatique, la gestion et la salle courrier sont au premier étage aile B.

• Faire connaissance avec votre environnement, en particulier avec votre équipe d’accueil et avec les responsables des plateformes si vous allez être amené à faire des expériences, analyses chimiques…
• Le premier jour de votre arrivée, vous devez remettre à votre référente RH une fiche de démarches, qui vous permettra, en cochant les cases nécessaires, d’obtenir un compte CEFE pour vous connecter à votre session sur les ordinateurs du CEFE et de vous authentifier sur l’intranet. Cela vous permettre aussi d’obtenir votre carte d’accès au campus (sous un délai de 72h). Cette carte vous servira également pour l’accès à la cantine.

 

• Lorsque votre compte CEFE est créé, le service informatique en informe toute votre équipe d’accueil et vous pourrez utiliser les identifiants suivants pour vous connecter à votre session :
  • Identifiant : Nom de famille en minuscules
  • Mot de passe : NouvelEntrantMMAAAA où MM et AAAA sont le mois et l’année de votre arrivée. Lors de votre première connexion, un nouveau mot de passe vous sera demandé, contenant au moins 12 caractères avec au moins un chiffre et une majuscule, qui ne comprenne ni votre nom ni votre prénom. Le mot de passe du compte CEFE change régulièrement.
• Prendre connaissance du bureau et de l’ordinateur qui vous ont été attribués. Vous ne serez pas administrateur de votre ordinateur, ce qui implique une intervention du responsable informatique de l’équipe pour l’installation de logiciels etc… Seuls les ordinateurs du CEFE peuvent accéder aux services du réseau (imprimantes, répertoires d’échanges, etc…). Si vous souhaitez accéder à ces services depuis votre ordinateur personnel, il existe un système de connexion à bureau distant appelé TSE. Pour y accéder, veuillez suivre la démarche décrite sur l’intranet, section ‘fiches d’assistance’ et demander la création d’un compte TSE par ticket par Catherine Roumet. Un accès depuis l’extérieur du campus est également possible grâce au VPN (cf intranet).
• Si vous êtes présents au CEFE pour une durée supérieure à 3 mois, vous avez le droit à une adresse mail CNRS. L’adresse CEFE sera de la forme Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. Vous serez alors référencé dans le portail du CNRS. Vous pouvez vérifier si votre compte a été créé sur le site sésame du CNRS, en recherchant votre identité : httpss://sesame.cnrs.fr. Une fois votre compte activé et votre mot de passe mis à jour vous pourrez vous connecter à votre mail à l’adresse httpss://webmail.cnrs.fr/ (mot de passe de première connexion : NouvelEntrantMMAAAA). Votre identifiant correspond à votre adresse CNRS : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. L’inscription dans le portail CNRS vous permet également d’accéder à de nombreux services dont l’accès à BibCNRS (ressources bibliographiques), Agate (congés), Simbad (réservation hôtel, train, avion) ou encorela réservation de salle à la Délégation Régionale. Ces services passent par un système d’authentification nommé Janus. Si vous êtes au CEFE pour moins de trois mois, votre adresse mail institutionnelle sera ajoutée dans les mail-listes vous concernant (Département, équipe, etc…).
• Le responsable actuel de l’équipement informatique à Ecopar est Florian Fort « En cas de problème, vérifiez d’abord si la solution n’est pas sur l’intranet, puis n’hésitez pas à venir voir Florian. Nous ferons un ticket si besoin ! ».
• La plupart des informations dont vous aurez besoin se trouve sur l’intranet du CEFE (httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/secretariat/reservations). Vos identifiants CEFE vous permettent d’y accéder et de bénéficier de plusieurs services :
  • Le service de gestion pour préparer ses missions et pour gérer vos achats
  • La réservation de salle ou de véhicules du CEFE
  • Différents services informatiques dont les demandes d’interventions grâce au système de tickets (httpss://www.glpi.cefe.cnrs.fr)
  • Un descriptif des différentes plateformes du CEFE.  
• Accès au campus et au restaurant du site : Une même carte. Dans la majorité des cas, vous avez accès au restaurant du CNRS avec des tarifs subventionnés. Dans l’attente de la carte, lors des premiers jours après votre arrivée, vous pouvez quand même déjeuner à la cantine en amenant une copie de votre contrat au service de Michelle Gougis à l’entrée du campus (11h à 12h30) pour établir une attestation provisoire et en payant directement au passage en caisse de la cantine. Ensuite vous pourrez aller retirer votre carte (accès campus + cantine) à la délégation, en RDC à droite en face du bureau de Bruno Renversez (les après-midi dès 14h).

< Les services sur le campus CNRS de la route de Mende, vous pouvez avoir accès aux :

• Restaurant administratif
• Service de médecine préventive
• CAES (Comité d'Action et d'Entraide Sociales du CNRS), instance nationale du CNRS qui est représentée au plan régional par le CLAS (Comité Local). Ce dernier organise de nombreuses activités artistiques et sportives chaque semaine sur le temps du déjeuner ou le soir. https://regionlr.caes.cnrs.fr/spip.php?rubrique2
• Locaux syndicaux (permanences affichées sur panneaux du CEFE : rotonde 1er étage)

< Les plateformes techniques accompagnent les recherches menées au CEFE :

• Terrains d'Expériences (TE) (responsable Thierry Mathieu): https://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/te
• Analyses chimiques en écologie (PACE) étage 1 aile A (responsable Nicolas Barthès) : https://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/plate-forme-danalyse-chimique:Pour réaliser des analyses à la PACE, un rendez-vous avec Nicolas Barthès pour vous informer des règles de sécurité est obligatoire, Vous devez également réserver les appareils dont vous avez besoin via l’intranet : Plateforme/PACE/réserver un appareil

• Service des marqueurs génétiques en écologie (SMGE) (responsable Marie-Pierre Dubois RDC aile A) : https://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/marqueurs-genetiques
• Systèmes d'information en écologie, (SIE) base de données et SIG (responsable Marie-Claude Quidoz, étage 2 aile A) : https://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/sie
• Programmes à long terme : https://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/programmes-a-long-terme
• Bibliothèque du CEFE (responsable Anne Gorgeon, RDC Aile C) : httpss://www.cefe.cnrs.fr/fr/pf/bibliotheque

 

< La bibliothèque : ressources disponibles

• Accès aux ressources électroniques : abonnements du CEFE, portail BibCnrs (revues et bases de données Web of Science / Scopus), portail BIU Montpellier : voir intranet bibliothèque (httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/plateformes/bibliotheque/ressources-electroniques)
• Selon les ressources électroniques, 3 modes d’accès : via les numéros IP (hors réseau Visiteur), via le portail Janus (si référencé dans Réséda), via les codes de l’unité (si non référencé dans Réséda). Voir intranet bibliothèque.
• Pour vérifier si la bibliothèque CEFE possède un livre depuis 1786, consulter son catalogue en ligne : httpss://catalogue.cefe.cnrs.fr/. Si le livre n’est pas disponible au CEFE, il est possible de demander à Anne d’effectuer un « prêt entre bibliothèques ». Pour des commandes de chapitres d’ouvrages ou d’articles non disponibles à partir des différentes ressources électroniques, accès gratuit avec le service Refdoc de l’INIST (voir Anne : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)..
• Tout ouvrage emprunté doit être impérativement rendu à la bibliothèque avant la fin du séjour au CEFE. Tout ouvrage non rendu et perdu devra être remboursé par l’emprunteur.

< Communication du laboratoire

La lettre CEFE-hebdo est diffusée toutes les semaines à l’ensemble des personnels par courrier électronique. Avec notamment l’information sur les séminaires scientifiques : SEEM (séminaires d’Ecologie et d’Evolution de Montpellier)

 < Les missions

Le départ en mission nécessite un ordre de mission qui doit être demandé à l’avance. Il est obligatoire sur le plan administratif et juridique notamment pour des questions d’assurance. . Au retour de mission il est indispensable de remplir un état de frais, même si l’on ne demande pas de remboursement de ses frais de missions. Tous les documents doivent être déposés dans les bannettes du service gestion. Toutes les informations concernant la réalisation d’un ordre de mission, et tous les documents à remplir sont disponibles sur httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/gestion/mission/ordre-de-mission

• Il est formellement interdit d'aller seul sur le terrain.
• Il est nécessaire de disposer d’un moyen d’alerte fiable des secours (téléphone portable, téléphone satellitaire…) et de repérage (GPS, boussole…). Il est indispensable de connaître les numéros d’urgence. Il est recommandé d’avoir une trousse de secours.

<Reflexe éco-citoyen 

Pensez à éteindre lumières, matériels informatiques, chauffage, lorsque vous quittez le laboratoire. Triez le papier (grand compartiment des poubelles). Un point de collecte des cannettes, bouteilles en plastique et piles usagées est au 1^er étage de la rotonde.

 

Règles principales de sécurité

• Entrées/présences sur le campus hors horaires ouvrables, soir, week-ends et jours fériés. Si les référents des étudiants/stagiaires souhaitent qu’ils viennent hors horaires ouvrables au laboratoire, une demande doit être faite par email à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. par le responsable, pour validation par la direction et transmission à l’accueil.
• Il est interdit de venir travailler seul hors horaires ouvrables

Numéro d'appel d'urgence européen : 112 - Sapeurs-pompiers : 18 - SAMU : 15

Ne jamais raccrocher sans autorisation !

<Fonctionnement à ECOPAR

• Réunions équipe/Département et séminaires annoncées à l’avance par mail à tous : 
• Une réunion de tous les membres ECOPAR environ toutes les 3 semaines.
• Des réunions de discussions scientifiques (SEKOS) sont proposées régulièrement.
• Une réunion de tous les membres du département tous les mois (avec demande aux nouveaux de se présenter brièvement avant un exposé scientifique ouvert à tous, suivi d’une discussion entre permanents).
• Des séminaires ouverts à tout le CEFE (SEEM- affichés au CEFE) toutes les semaines
• Fournitures papeterie : disponibles dans une armoire du couloir 2ème étage aile A. La clé est dans le coffre-fort ECOPAR. Les demandes sont centralisées par un responsable (actuellement Pierre Denelle).
• Imprimante/Photocopie/Scan : un mot de passe vous sera communiqué par votre référent
• Il existe un espace partagé réservé à l’équipe, ou l’on peut archiver des données et créer des répertoires d’échange. Celui se nomme Maison, et est accessible via le chemin ci-dessous:M:\Departements\EF\EqEcophysiologie_comparative_Organismes_communautés_ecosystèmes
• Toutes les publications d’ECOPAR parues depuis 2004 (PUBLICATIONS ECOPAR) et une sélection de 2 publications par chercheur permanent (PUBLICATIONS-ECOPHARES) sont sur l’espace partagé maison :

       (M:Labo(\\maison)(M:) Departements\EF\Ecophysiologie\PUBLICATIONS ECOPAR et PUBLICATIONS ECOPHARES)

• Gestion des données : dès le début de votre séjour, il sera indispensable de prendre connaissance des règles que se sont fixées l’équipe ECOPAR sur la manière de gérer les données et les métadonnées, de la saisie à l’archivage. Il est essentiel de penser à l’organisation de ses fichiers et dossiers, et de vous mettre d’accord avec votre référent scientifique, dès le début de votre séjour. En attendant celui d’ECOPAR, le site de l’université de Wageningen propose un document pour construire un plan de gestion des données : vous pouvez le télécharger ici (à droite sur la page Download it here):

https://www.wur.nl/en/Expertise-Services/Data-Management-Support-Hub/Browse-by-Subject/Data-Management-Planning-1.htm

<En quittant le CEFE, ne pas oublier :

• L’étiquetage et le classement des échantillons de manière lisible et exploitable.
• L’archivage des données informatiques sous le format décidé par l’équipe ECOPAR avec des fichiers de métadonnées associés aux fichiers de données (cf. ci-dessous). Une réunion avec le référent quelques jours avant le départ est nécessaire pour faire le point avec lui.
• La restitution des clés, des livres empruntés, et du cahier de laboratoire (une copie peut être emportée) ainsi que la récupération de vos affaires personnelles.
• Pour ceux qui ont utilisé des produits chimiques de remplir et de déposer la fiche     d’exposition aux risques chimiques (en garder une copie).

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