Ecologie comparative des organismes, des communautés et des écosystèmes

LIVRET D'ACCUEIL ECOPAR

Publication : 13 janvier 2017

Bienvenue dans l’équipe ‘Ecopar’ – Mars 2018

 

ECOPAR = Ecologie Comparative des Organismes, des Communautés et des Ecosystèmes

ECOPAR est une équipe de 9 permanents ((chercheurs/enseignant-chercheurs/techniciens)  animée par Catherine Roumet (https://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef/ecopar/).

L’équipe fait partie du département Ecologie fonctionnelle, qui regroupe 3 équipes sous la responsabilité de Stephan Hättenschwiller (équipe Bioflux, même couloir qu’ECOPAR) (https://www.cefe.cnrs.fr/fr/recherche/ef).

Le CEFE (Centre d’Ecologie Fonctionnelle et Evolutive) créé en 1961 est actuellement dirigé par Richard Joffre. Il est constitué d’environ 350 personnes (universitaires, membres d’organismes de recherche, étudiants, post-doctorants, chercheurs associés) regroupées en 16 équipes, elles-mêmes organisées en quatre départements (voir organigramme en annexe) https://www.cefe.cnrs.fr/fr/. Les travaux qui y sont menés relèvent de la biologie évolutive et de l’écologie, mais aussi des biomathématiques, de la chimie, de l’ethnobiologie, de la géographie et de la philosophie. Vous pouvez rechercher des personnes-ressource à partir de mots-clés (https://www.cefe.cnrs.fr/fr/cefe/qui-fait-quoi)

Ce document vous donne quelques informations générales pour mieux vous intégrer à notre équipe. Pour les procédures d’accueil et toutes précisions, il est indispensable de consulter votre référent (=encadrant/chercheur accueillant). Une journée d’accueil des nouveaux arrivants est organisée chaque année par la direction. Vous en serez informé (e).

 

Si vous êtes étranger, les procédures d’accueil en France sont consultables sur le site de Campus France : https://www.campusfrance.org/fr/

 

 

 

< En arrivant au CEFE, vous devez avec votre référent :

Vous assurer que vous avez rempli toutes les formalités auprès du CNRS et de votre employeur et que vous avez les garanties nécessaires à votre activité dans le laboratoire, en particulier en cas d’accident ou d’incident (assurance responsabilité civile, convention de stage, etc.). Florence Bruno (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)s’occupe des permanents, des CDD et des vacataires et Jordane Cottet (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..f) s’occupe des stagiaires. Pour tout problème d’ordre personnel lors de votre séjour au CEFE, n’hésitez pas à en parler à votre référent et/ou à votre responsable ressources humaines. Tous les services administratifs avec le secrétariat, les RH, l’informatique, la gestion et la salle courrier sont au premier étage aile B.

  • Faire connaissance avec votre environnement, en particulier avec votre équipe d’accueil et avec les responsables des plateformes si vous allez être amené à faire des expériences, analyses chimiques…
  • Le premier jour de votre arrivée, vous devez remettre à votre référente RH une fiche de démarches, qui vous permettra, en cochant les cases nécessaires, d’obtenir un compte CEFE pour vous connecter à votre session sur les ordinateurs du CEFE et de vous authentifier sur l’intranet. Cela vous permettre aussi d’obtenir votre carte d’accès au campus (sous un délai de 72h). Cette carte vous servira également pour l’accès à la cantine.

 

  • Lorsque votre compte CEFE est créé, le service informatique en informe toute votre équipe d’accueil et vous pourrez utiliser les identifiants suivants pour vous connecter à votre session :
    • Identifiant : Nom de famille en minuscules
    • Mot de passe : NouvelEntrantMMAAAA où MM et AAAA sont le mois et l’année de votre arrivée. Lors de votre première connexion, un nouveau mot de passe vous sera demandé, contenant au moins 12 caractères avec au moins un chiffre et une majuscule, qui ne comprenne ni votre nom ni votre prénom. Le mot de passe du compte CEFE change régulièrement.
  • Prendre connaissance du bureau et de l’ordinateur qui vous ont été attribués. Vous ne serez pas administrateur de votre ordinateur, ce qui implique une intervention du responsable informatique de l’équipe pour l’installation de logiciels etc… Seuls les ordinateurs du CEFE peuvent accéder aux services du réseau (imprimantes, répertoires d’échanges, etc…). Si vous souhaitez accéder à ces services depuis votre ordinateur personnel, il existe un système de connexion à bureau distant appelé TSE. Pour y accéder, veuillez suivre la démarche décrite sur l’intranet, section ‘fiches d’assistance’ et demander la création d’un compte TSE par ticket par Catherine Roumet. Un accès depuis l’extérieur du campus est également possible grâce au VPN (cf intranet).
  • Si vous êtes présents au CEFE pour une durée supérieure à 3 mois, vous avez le droit à une adresse mail CNRS. L’adresse CEFE sera de la forme Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. Vous serez alors référencé dans le portail du CNRS. Vous pouvez vérifier si votre compte a été créé sur le site sésame du CNRS, en recherchant votre identité : httpss://sesame.cnrs.fr. Une fois votre compte activé et votre mot de passe mis à jour vous pourrez vous connecter à votre mail à l’adresse httpss://webmail.cnrs.fr/ (mot de passe de première connexion : NouvelEntrantMMAAAA). Votre identifiant correspond à votre adresse CNRS : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. L’inscription dans le portail CNRS vous permet également d’accéder à de nombreux services dont l’accès à BibCNRS (ressources bibliographiques), Agate (congés), Simbad (réservation hôtel, train, avion) ou encorela réservation de salle à la Délégation Régionale. Ces services passent par un système d’authentification nommé Janus. Si vous êtes au CEFE pour moins de trois mois, votre adresse mail institutionnelle sera ajoutée dans les mail-listes vous concernant (Département, équipe, etc…).
  • Le responsable actuel de l’équipement informatique à Ecopar est Florian Fort « En cas de problème, vérifiez d’abord si la solution n’est pas sur l’intranet, puis n’hésitez pas à venir voir Florian. Nous ferons un ticket si besoin ! ».
  • La plupart des informations dont vous aurez besoin se trouve sur l’intranet du CEFE (httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/secretariat/reservations). Vos identifiants CEFE vous permettent d’y accéder et de bénéficier de plusieurs services :
    • Le service de gestion pour préparer ses missions et pour gérer vos achats
    • La réservation de salle ou de véhicules du CEFE
    • Différents services informatiques dont les demandes d’interventions grâce au système de tickets (httpss://www.glpi.cefe.cnrs.fr)
    • Un descriptif des différentes plateformes du CEFE.  
  • Accès au campus et au restaurant du site : Une même carte. Dans la majorité des cas, vous avez accès au restaurant du CNRS avec des tarifs subventionnés. Dans l’attente de la carte, lors des premiers jours après votre arrivée, vous pouvez quand même déjeuner à la cantine en amenant une copie de votre contrat au service de Michelle Gougis à l’entrée du campus (11h à 12h30) pour établir une attestation provisoire et en payant directement au passage en caisse de la cantine. Ensuite vous pourrez aller retirer votre carte (accès campus + cantine) à la délégation, en RDC à droite en face du bureau de Bruno Renversez (les après-midi dès 14h).

< Les services sur le campus CNRS de la route de Mende, vous pouvez avoir accès aux :

  • Restaurant administratif
  • Service de médecine préventive
  • CAES (Comité d'Action et d'Entraide Sociales du CNRS), instance nationale du CNRS qui est représentée au plan régional par le CLAS (Comité Local). Ce dernier organise de nombreuses activités artistiques et sportives chaque semaine sur le temps du déjeuner ou le soir. https://regionlr.caes.cnrs.fr/spip.php?rubrique2
  • Locaux syndicaux (permanences affichées sur panneaux du CEFE : rotonde 1er étage)

< Les plateformes techniques accompagnent les recherches menées au CEFE :

 

< La bibliothèque : ressources disponibles

  • Accès aux ressources électroniques : abonnements du CEFE, portail BibCnrs (revues et bases de données Web of Science / Scopus), portail BIU Montpellier : voir intranet bibliothèque (httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/plateformes/bibliotheque/ressources-electroniques)
  • Selon les ressources électroniques, 3 modes d’accès : via les numéros IP (hors réseau Visiteur), via le portail Janus (si référencé dans Réséda), via les codes de l’unité (si non référencé dans Réséda). Voir intranet bibliothèque.
  • Pour vérifier si la bibliothèque CEFE possède un livre depuis 1786, consulter son catalogue en ligne : httpss://catalogue.cefe.cnrs.fr/. Si le livre n’est pas disponible au CEFE, il est possible de demander à Anne d’effectuer un « prêt entre bibliothèques ». Pour des commandes de chapitres d’ouvrages ou d’articles non disponibles à partir des différentes ressources électroniques, accès gratuit avec le service Refdoc de l’INIST (voir Anne : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)..
  • Tout ouvrage emprunté doit être impérativement rendu à la bibliothèque avant la fin du séjour au CEFE. Tout ouvrage non rendu et perdu devra être remboursé par l’emprunteur.

< Communication du laboratoire

La lettre CEFE-hebdo est diffusée toutes les semaines à l’ensemble des personnels par courrier électronique. Avec notamment l’information sur les séminaires scientifiques : SEEM (séminaires d’Ecologie et d’Evolution de Montpellier)

 < Les missions

Le départ en mission nécessite un ordre de mission qui doit être demandé à l’avance. Il est obligatoire sur le plan administratif et juridique notamment pour des questions d’assurance. . Au retour de mission il est indispensable de remplir un état de frais, même si l’on ne demande pas de remboursement de ses frais de missions. Tous les documents doivent être déposés dans les bannettes du service gestion. Toutes les informations concernant la réalisation d’un ordre de mission, et tous les documents à remplir sont disponibles sur httpss://extra.cefe.cnrs.fr/index.php/gestion/mission/ordre-de-mission

  • Il est formellement interdit d'aller seul sur le terrain.
  • Il est nécessaire de disposer d’un moyen d’alerte fiable des secours (téléphone portable, téléphone satellitaire…) et de repérage (GPS, boussole…). Il est indispensable de connaître les numéros d’urgence. Il est recommandé d’avoir une trousse de secours.

<Reflexe éco-citoyen 

Pensez à éteindre lumières, matériels informatiques, chauffage, lorsque vous quittez le laboratoire. Triez le papier (grand compartiment des poubelles). Un point de collecte des cannettes, bouteilles en plastique et piles usagées est au 1er étage de la rotonde.

 

Règles principales de sécurité

Numéro d'appel d'urgence européen : 112 - Sapeurs-pompiers : 18 - SAMU : 15

Ne jamais raccrocher sans autorisation !

<Fonctionnement à ECOPAR

  • Réunions équipe/Département et séminaires annoncées à l’avance par mail à tous : 
  • Une réunion de tous les membres ECOPAR environ toutes les 3 semaines.
  • Des réunions de discussions scientifiques (SEKOS) sont proposées régulièrement.
  • Une réunion de tous les membres du département tous les mois (avec demande aux nouveaux de se présenter brièvement avant un exposé scientifique ouvert à tous, suivi d’une discussion entre permanents).
  • Des séminaires ouverts à tout le CEFE (SEEM- affichés au CEFE) toutes les semaines
  • Fournitures papeterie : disponibles dans une armoire du couloir 2ème étage aile A. La clé est dans le coffre-fort ECOPAR. Les demandes sont centralisées par un responsable (actuellement Pierre Denelle).
  • Imprimante/Photocopie/Scan : un mot de passe vous sera communiqué par votre référent
  • Il existe un espace partagé réservé à l’équipe, ou l’on peut archiver des données et créer des répertoires d’échange. Celui se nomme Maison, et est accessible via le chemin ci-dessous:M:\Departements\EF\EqEcophysiologie_comparative_Organismes_communautés_ecosystèmes
  • Toutes les publications d’ECOPAR parues depuis 2004 (PUBLICATIONS ECOPAR) et une sélection de 2 publications par chercheur permanent (PUBLICATIONS-ECOPHARES) sont sur l’espace partagé maison :

       (M:Labo(\\maison)(M:) Departements\EF\Ecophysiologie\PUBLICATIONS ECOPAR et PUBLICATIONS ECOPHARES)

  • Gestion des données : dès le début de votre séjour, il sera indispensable de prendre connaissance des règles que se sont fixées l’équipe ECOPAR sur la manière de gérer les données et les métadonnées, de la saisie à l’archivage. Il est essentiel de penser à l’organisation de ses fichiers et dossiers, et de vous mettre d’accord avec votre référent scientifique, dès le début de votre séjour. En attendant celui d’ECOPAR, le site de l’université de Wageningen propose un document pour construire un plan de gestion des données : vous pouvez le télécharger ici (à droite sur la page Download it here):

https://www.wur.nl/en/Expertise-Services/Data-Management-Support-Hub/Browse-by-Subject/Data-Management-Planning-1.htm

<En quittant le CEFE, ne pas oublier :

  • L’étiquetage et le classement des échantillons de manière lisible et exploitable.
  • L’archivage des données informatiques sous le format décidé par l’équipe ECOPAR avec des fichiers de métadonnées associés aux fichiers de données (cf. ci-dessous). Une réunion avec le référent quelques jours avant le départ est nécessaire pour faire le point avec lui.
  • La restitution des clés, des livres empruntés, et du cahier de laboratoire (une copie peut être emportée) ainsi que la récupération de vos affaires personnelles.
  • Pour ceux qui ont utilisé des produits chimiques de remplir et de déposer la fiche     d’exposition aux risques chimiques (en garder une copie).