La plateforme des « Terrains d'Expériences » a en charge la gestion technique des véhicules communs du CEFE.

Cela consiste à :

- Veiller à leur bon fonctionnement et aux visites d'entretien technique régulières (vidanges et contrôle technique notamment) ;

- Collecter les tickets de péages d'autoroute et de paiement de carburant, les transmettre au gestionnaire d'unité ;

- La tenue de fichiers d'utilisation en vue de la répartition des frais par entités utilisatrices (équipes, départements, Direction...).

La bonne gestion de ces véhicules, notamment en terme d’entretien, mais également les contraintes juridiques qui s’imposent à l'unité et à ses agents, supposent que les utilisateurs soient informés de certains principes relatifs à leur emploi.

Tel est l’objet du présent règlement qui s’appuie sur la circulaire du Ministère du travail du 5 mai 1997 relative aux conditions d’utilisation des véhicules de service et des véhicules personnels des agents à l’occasion du service.

Prestations :

Le C.E.F.E. dispose d’un parc de 2 véhicules de service communs immatriculés DB-191-HY et DQ-289-FR.

Ces véhicules sont mis à disposition des agents du CEFE dans le cadre de leurs déplacements professionnels.

Ils disposent tous deux de : Portières de coffre, 1 attache remorque, 1 jeu de barres de toit intégrées, sièges rabattables en plancher y compris le siège avant passager.

Les véhicules de service du C.E.F.E. peuvent être utilisés pour se rendre dans tous les départements de France, ainsi que dans les pays de la communauté européenne et la Suisse.

Chacun des deux véhicules doit disposer à son bord de :

- 1 gilet de sécurité

- 1 trousse de premiers secours

- 1 boite d’ampoules de rechange

- 1 croix de démontage des roues

- 1 badge de télépéage

Coût :

La répartition des coûts d'usage des véhicules est faite par le service comptabilité, en fonction de l'utilisation réelle constatée.

Comment utiliser un véhicule du CEFE en 4 étapes ?

 1 - Vous devez avoir en main :

- Une autorisation de conduite (à demander au secrétariat de Direction). Formulaire ici

- Un ordre de mission (à demander au Service « Gestion »). Formulaire ici

- Un ordre de service (à demander au secrétariat de Direction), un exemplaire est à donner à la plateforme TE. Formulaire ici

2 - Vous devez réserver le véhicule via l'outil GRR : https://grr-cefe.cefe.cnrs.fr/

La consultation des agendas des appareils est ouverte à tous. Mais la réservation d’appareil est soumise à identifiant/mot de passe.

-        Ouvrez GRR, l'outil de Gestion et Réservation des Ressources avec le lien ci-dessus.

-        Renseignez votre identifiant et votre mot de passe.

-        En bas à gauche de l'écran, dans la partie "Ressources", cliquez sur l'immatriculation du véhicule choisi.

-        Un planning hebdomadaire apparaît. Vous pouvez alors visualiser l'état des réservations au moment de votre consultation.

-        Dans le planning de réservations, cliquez sur un  à la date et à l'heure de votre choix pour faire une réservation. La page "Ajouter une réservation" s'affiche.

-        Renseignez le formulaire aussi précisément que possible.

-        Cliquer sur "Enregistrer" en bas à droite.

ATTENTION : Afin de permettre à chacun de disposer des véhicules communs, il vous est demandé de ne pas réserver les voitures sur de trop longues périodes.

-        Une fois votre choix fait, un courriel de confirmation sera envoyé.

-        En cas d'erreur, vous pouvez modifier votre réservation. Ceci donnera lieu à l'envoi d'un autre courriel de confirmation.

3 - Récupérer une sacoche attribuée à chaque véhicule, qui contient :

- Le carnet de bord à renseigner obligatoirement au départ ET au retour de la mission.

- Le porte-carte qui contient :

• La carte GR (qui permet de régler les pleins de carburant, l'accès à certains parkings) ;
• Une photocopie de la carte grise ;
• L'original du certificat d'assurance.

 - La clé de contact.

- Un stylo.

Ces sacoches se trouvent à la plateforme "TE".

Avant de partir, vous devez faire le tour du véhicule et noter tout problème que vous constateriez sur le carnet de bord.

 RAPPEL : La personne qui conduit le véhicule est responsable de celui-ci et de tout incident qui surviendrait, au même titre qu'avec son véhicule personnel. Ainsi, toute entorse au Code de la route sanctionnée par une amende sera imputable au conducteur.

4 - Au retour de la mission vous devez :

- Vous assurer de laisser au minimum 3 repères de jauge carburant.

Si nécessaire refaire le plein dans l'une des stations identifiées en page 1 du carnet de bord, ou repérables à l'adresse suivante : http://www.total.fr/pro/carte-gr/ma-carte-gr-en-pratique/trouver-station-service-gr.html (cette adresse vous permet aussi de préparer votre voyage en repérant les stations qui jalonneront votre chemin)

- Garer le véhicule à l'emplacement prévu pour lui.

- Renseigner le carnet de bord de façon complète et lisible.

- Signaler et noter sur le carnet toute avarie survenue au véhicule durant le déroulement de la mission.

- Laisser le véhicule dans l'état de propreté - intérieur et extérieur - où vous l'avez trouvé. Un tuyau d'arrosage est notamment disponible à proximité, et la plateforme peut mettre un aspirateur à votre disposition durant les heures de service.